Jak przeprowadzić ankietę pracowniczą? Badanie satysfakcji z benefitów

By dobrze spełniały swoje zadanie benefity powinny być właściwie dopasowane do odbiorców. Zadanie wydaje się łatwiejsze, gdy pracujemy w małej, rodzinnej firmie. Dużo trudniej natomiast przygotować dobrą ofertę świadczeń, kiedy zarządzamy benefitami w organizacji zatrudniającej kilkaset czy nawet kilka tysięcy pracowników. Również wtedy, gdy zdaliśmy się na współpracę z najlepszymi dostawcami i wybraliśmy najpopularniejsze rozwiązania, warto regularnie sprawdzać, co na temat programu benefitów sądzą sami pracownicy. Najłatwiej zrobić to organizując ankietę pracowniczą, w której zbadamy poziom zadowolenia i satysfakcji z benefitów. W takiej ankiecie możemy zawrzeć szereg pytań o dotychczasową ofertę, ale też o preferencje pracowników dotyczące ewentualnego rozwoju programu świadczeń pozapłacowych.

Ankieta pracownicza – online czy na papierze?

Jednym z kluczowych etapów prowadzenia badania satysfakcji pracowników jest zbieranie i analiza otrzymanych wyników. Dlatego, jeśli to możliwe, warto zorganizować taką ankietę online przy użyciu narzędzi, które pozwolą automatycznie zapisywać wszystkie odpowiedzi w wybranym programie i eksportować je, np. do pliku typu .xls. Tak otrzymane dane dużo łatwiej agregować i przygotowywać na ich podstawie konkretne zestawienia czy wykresy, czytelne dla wszystkich adresatów. Ankieta online minimalizuje także całą logistykę związaną z prowadzeniem badania, co ma szczególne znaczenie w firmach o rozproszonej strukturze.

Tak zorganizowana ankieta pracownicza to duże ułatwienie również dla samych badanych, którzy mogą wziąć w niej udział w każdym momencie, za pomocą komputera czy smartfona. Ważny jest wybór takiego narzędzia, które faktycznie będzie dla nas wygodne przy konstruowaniu ankiety i analizie wyników, i do którego będziemy chcieli wracać przy kolejnych badaniach. W Internecie dostępnych jest wiele gotowych formularzy i programów do tworzenia ankiet, zarówno darmowych jak i płatnych. Ankieta przygotowana w ten sposób dostępna będzie z każdego miejsca na świecie, w określonym przez nas czasie i zostanie dostosowana wyglądem oraz działaniem do różnych urządzeń. Wystarczy, że link do gotowej ankiety przekażemy naszej grupie badanych za pośrednictwem maila, SMS lub firmowego intranetu i ze spokojem poczekamy na wyniki.

Sprawdzone narzędzia do tworzenia ankiet pracowniczych:

1. GOOGLE FORM – pozwala na przygotowanie rozbudowanych formularzy online, ma wiele opcji odpowiedzi oraz możliwość dodawania zdjęć i filmów z portalu youtube. Można zamieścić w ankiecie logotyp firmy i dostosować do niego kolorystkę całego formularza. Ankietowani mogą odpowiadać nie posiadając konta, jedynie przygotowanie badania i dostęp do wyników wymagają zalogowania na konto Google.

2. SURVIO – przygotowanie ankiety i dostęp do wyników wymagają założenia konta. Warto – do wyboru jest ponad 100 szablonów ankiet w różnych stylach. Świetnie sprawdza się jako narzędzie do badań typu NPS i pod tym kątem analizuje i czytelnie prezentuje wyniki. Export danych możliwy jest do plików różnego formatu – .xls, .docx, .pdf

3. WEBANKIETA – jedno z najstarszych narzędzi na polskim rynku. Gdybyśmy chcieli przeprowadzić ankietę z wykorzystaniem szczegółowych informacji nam temat pracowników, WEBANKIETA zapewnia nam bezpieczeństwo danych i zgodność z wymogami RODO. Poza tym oferuje kilkadziesiąt szablonów graficznych z opcją dodania logotypu czy własnego nagłówka oraz pytania filtrujące – kierujące ankietowanego do konkretnej grupy pytań na podstawie dotychczasowych odpowiedzi.

4. INTERANKIETY – wśród ciekawych rozwiązań, które oferują INTERANKIETY są powiadomienia o wypełnieniu oraz możliwość integracji za pośrednictwem API z innymi programami, z których korzysta firma. Badanie może mieć formę klasycznej ankiety, testu czy quizu, a jego konstruowanie odbywa się w niezwykle prostym i przyjaznym interfejsie.

5. EMPLO – to platforma, która łączy w sobie wiele narzędzi niezbędnych w firmie. Stawia przede wszystkim na komunikację, ale pozwala również na zarządzanie wydarzeniami, urlopami czy wnioskami pracowników. Zorganizowanie ankiety w programie, który wszyscy znają i z którego na co dzień korzystają, na pewno pozytywnie wpłynie na zaangażowanie pracowników w badanie.

Promocja badania opinii pracowników… wśród pracowników

Mimo, że organizując różne akcje pracodawcy mają przecież na myśli dobro pracowników i ich zadowolenie, specjalne angażowanie ludzi – w szkolenie, grywalizację czy firmowe wydarzenie – jest niezbędne, by na tym polu odnieść sukces! Wielu pracowników przychodzi do biura by „zrobić swoje” i jak najszybciej wychodzi, nie chcąc myśleć o pracy aż do kolejnego poranka… Dlatego, jeśli już organizujemy badanie opinii, preferencji czy satysfakcji pracowników, dużo energii musimy poświęcić na jego promocję i zaangażowanie uczestników. Tylko wtedy uzyskamy nie minimalną, ale miarodajną liczbę odpowiedzi, które dadzą nam wiedzę o tym co naprawdę myślą ludzie w naszej firmie. Ważne, by szczegółowo wyjaśnić cel i przebieg takiego badania – opowiedzieć ile czasu zajmie odpowiedź na pytania w ankiecie, do kiedy można to zrobić i, że wyrażenie szczerej opinii nie będzie miało żadnych konsekwencji.

Chcąc zaktywizować ludzi warto podkreślić, co wydarzy się po przeanalizowaniu wyników ankiety. Jeśli rzeczywiście opinia pracowników będzie miała znaczenie dla zmiany zakresy oferty czy sposobu działania programu benefitów, powiedzmy im o tym przed badaniem! Mając poczucie sprawczości i wpływu ludzie dużo chętniej poświęcą czas na naszą ankietę. W promocję badania (a także samych benefitów) można zaangażować także kadrę menadżerską. Będąc najbliżej szeregowych pracowników, a równocześnie rozumiejąc motywację pracodawcy, zachęcą tych pierwszych do udziału w badaniu i udzielania szczerych odpowiedzi. W razie potrzeby przypomną o terminie badania, albo pomogą ją uruchomić czy zakończyć.

Publikacja wyników ankiety pracowniczej

Dokładnie przeanalizowane wyniki ankiety pracowniczej powinny oczywiście zostać udostępnione wszystkim zaangażowanym w kreowanie i finansowanie programu benefitów w firmie – zarząd i dział HR mają tu bezwzględne pierwszeństwo.

Uzupełnione o wnioski rezultaty takiego badania można przedstawić także kierownikom i liderom innych zespołów – oni pracują najbliżej samych ankietowanych, więc także powinni znać ich opinie. Jeśli badanie wykazało jakieś niedociągnięcia po stronie pracodawcy to do managerów, razem z wynikami, powinien dotrzeć także komentarz osoby odpowiedzialnej za benefity, mówiący o planowanych działaniach w tym obszarze.

Wynikami warto podzielić się także z samymi badanymi, nawet jeśli są to „tylko szeregowi pracownicy”. Można podkreślić, co zostało przez nich dobrze ocenione, co jest doceniane oraz co w ich opinii wyróżnia markę pracodawcy na rynku. W tym wypadku lepiej pominąć szczegółowe tabele czy wykresy – wystarczą najważniejsze liczby i ogólne wnioski. A jeżeli w ramach otwartego pytania na zakończenie ankiety pracownicy zgłaszali porównywalne sugestie czy wnioski lub zadali podobne pytania, warto opublikować od razu komentarz samego pracodawcy. To nie musi być od razu deklaracja wielkich zmian! Dla pracowników cenna będzie już informacja o tym, że ich sugestia dotarła do osób decyzyjnych i będzie (lub z konkretnych powodów nie będzie) rozważana. To ważne dla relacji z pracownikami i innych planowanych działań w temacie benefitów czy badań. Wiedząc, że ich odpowiedzi nie wpadły w przysłowiową czarną dziurę, pracownicy dużo chętniej zaangażują się w kolejne firmowe inicjatywy.

Wniosek jest jeden – jeśli pracodawcy zależy na tym, by program świadczeń pozapłacowych był efektywny, musi znać preferencje i zdanie pracowników, którzy z niego korzystają! Najłatwiej dowiedzieć się tego organizując ankietę pracowniczą. Napisaliśmy już jak zorganizować takie badanie, kolejna część cyklu poświęcona będzie przykładowym pytaniom, które warto zadać pracownikom w ankiecie, by dowiedzieć się jak najwięcej. Zapraszamy do lektury już 18 lipca!