Benefity na B2B – czy przyznawać i jak rozliczać świadczenia dla samozatrudnionych?

Czy można przyznawać benefity zatrudnionym na podstawie własnej działalności gospodarczej? Jak finansować i rozliczać świadczenia od dużego przedsiębiorcy dla małego przedsiębiorcy?
Autorem artykułu jest Monika Cieślak, wieloletni praktyk, wykładowca na kursach kadrowo-płacowych, autor i współautor książek na temat wynagrodzeń, kadr i płac oraz ZFŚS (hrservices.com.pl).

Zatrudnienie na B2B

Coraz częściej firmy proponują zatrudnienie na podstawie umowy cywilno-prawnej, czyli zawieranej między nią, a drugą firmą – zwykle jednoosobową działalnością gospodarczą, często zakładaną przez zatrudnionego specjalnie na tę okoliczność. Taka forma współpracy, zwana potocznie kontraktem B2B (czyli biznes dla biznesu), umożliwia zwiększenie wynagrodzenia netto dla zatrudnionego, przy jednoczesnym niższym – w porównaniu do etatu – koszcie dla zlecającego pracę.

Ogromną zaletą tego rozwiązania jest forma rozliczenia, która wymaga zwykle jedynie faktury za wykonane zlecenie. Finansową i organizacyjną korzyścią jest dla firmy brak wszystkich przywilejów, które przysługują w Polsce pracownikom etatowym. Niestety, jedną z częstych konsekwencji takiej współpracy jest pozbawienie samozatrudnionego benefitów pozapłacowych. Szkoda, bo wykonując taką samą lub zbliżoną pracę jak pracownicy etatowi oczekują oni, że będą traktowani podobnie. Benefity w rękach pracodawcy mają wspierać motywację, zaangażowanie i lojalność wobec firmy. O ile przy kontrakcie B2B trudno wymagać od zleceniobiorcy wyłączności, o tyle warto wykorzystać benefity dla wzmocnienia jego relacji z firmą oraz poczucia przynależności czy znaczenia dla organizacji.

B2B a stosunek pracy

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę jest jedynym poprawnym formalnie rozwiązaniem jeśli zlecający chce, by praca była świadczona w warunkach podporządkowania służbowego, typowego dla stosunku pracy. Zgodnie z art. 22 par. 1 Kodeksu pracy poprzez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do wypłacania odpowiedniego, ustalonego przez strony wynagrodzenia. Art. 22 KP określa świadczenie pracy w ramach stosunku pracy jako świadczenie: osobiste, ciągłe (wykonywanie pracy określonego rodzaju), wykonywane pod kierownictwem i na rzecz pracodawcy, w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, odpłatne.

Takie świadczenie pracy jest wg prawa pracy zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Zakazując sztucznego zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi (czyli właśnie B2B) kodeks pracy ma na celu ochronę pracowników. Kodeks stanowi, że każda umowa, która spełnia wspominane przesłanki jest, bez względu na swoją nazwę, umową o pracę. To wspominane cechy, a nie nazwa umowy, stanowią o tym czy stosunek prawny łączący strony jest stosunkiem pracy czy nie. Dlatego wielu pracodawców obawia się, że przyznawanie i finansowanie benefitów osobom zakontraktowanym na zasadzie B2B może być przesłanką do uznania umowy łączącej strony za stosunek pracy.

Zatrudnienie typu B2B nie ma swojej definicji ustawowej. Jest to forma zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą i do których stosuje się zapisy Kodeksu Cywilnego, a nie Kodeksu Pracy. Strony zawierające umowę cywilnoprawną mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Kiedy można zawrzeć umowę B2B? Jeśli osoba wykonująca pracę:

• nie podlega zwierzchnictwu pracodawcy,
• wykonuje swoje zadania w czasie i w miejscu dowolnie przez siebie wybranym,
• ma dużą swobodę w sposobie wykonywania zleconych zadań,
• w wykonywaniu pracy mogą zastępować osobę wykonującą pracę osoby trzecie,

Benefity na B2B – czy zgodne z prawem?

Kodeks Cywilny pozwala stronom decydować, w pewnych granicach, o rodzaju nawiązywanego stosunku prawnego. Te same czynności mogą być wykonywane zarówno w ramach umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej, a wybór umowy łączącej strony powinien być podyktowany sposobem i okolicznościami wykonywania tych czynności. Na pracodawcy ciąży jednak ryzyko uznania, że umowa cywilnoprawna jest w istocie umową o pracę, zwłaszcza gdy zmiana umowy nastąpiła w trakcie trwającej już współpracy. Czasami po zamianie umowy o pracę w kontrakt B2B w warunkach wykonywania takiej pracy nie zmienia się nic – samozatrudniony nadal przychodzi w oznaczone w umowie miejsce, w określonych godzinach i świadczy tę samą pracę, którą świadczyła w ramach umowy o pracę, wykonując polecenia tego samego przełożonego.

Dlatego często firmy obawiają się oferować osobom zatrudnionym na B2B te same lub podobne benefity, które przysługują pracownikom. Warto jednak rozwiać te obawy, bowiem to nie pakiet benefitów czy nazwa umowy łączącej strony, lecz cechy charakteryzujące świadczoną pracę (czas, miejsce), więź między stronami (podległość służbowa bądź jej brak) determinują rodzaj umowy. Wobec różnych cech charakterystycznych wykonywania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i umów cywilnoprawnych, dla oceny rodzaju stosunku prawnego decydujące jest ustalenie, które z tych cech mają charakter przeważający. W razie ustalenia, że w łączącym strony stosunku prawnym występowały elementy całkowicie obce stosunkowi pracy, nie jest możliwe ustalenie, że nawiązana została umowa o pracę. (…). Możliwość zastąpienia się osobą trzecią oraz brak pracowniczego podporządkowania pracodawcy nie pozwalają na ustalenie pozostawania powoda w stosunku pracy – wyrok SN z 14.2.2001, sygn. akt I PKN 256/00, OSNP 2002/23/564.

Kwestia przyznania benefitów osobom zatrudnionym na B2B jest więc wyłącznie decyzją pracodawcy. Dla inspektora PIP nie powinno mieć znaczenia przyznanie karty sportowej albo paczki dla dziecka osobie pracującej na kontrakcie B2B. Co więcej, taki pakiet dodatkowych przywilejów jest dziś standardem i często ma niebagatelny wpływ na wybór miejsca pracy, a jest oczekiwany nie tylko przez pracowników etatowych, ale także osoby zatrudnione w inny sposób, w tym osoby samozatrudnione.

Finansowanie benefitów na B2B

Źródłem finansowania benefitów dla osób na B2B mogą być środki z ZFŚS lub po prostu środki obrotowe. Warto przypomnieć,  że osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS to:

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny,
• inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.

Jeśli więc pracodawca doda do regulaminu Funduszu Socjalnego zapis, że może finansować świadczenia ze środków funduszu również osobom na B2B, to może to robić. Nie będzie dokonywał na te osoby odpisu, ale nie ma żadnych przeciwwskazań, by dodał każdego samozatrudnionego czy zleceniobiorcę do grona osób uprawnionych do otrzymywania świadczeń. Po umieszczeniu takiego zapisu pracodawca może, kierując się kryterium socjalnym, przyznawać takim zatrudnionym benefity takie jak karta sportowa czy punkty w Kafeterii.

Jeśli tak zrobi musi zdefiniować, czy nieodpłatne świadczenie oznacza przychód dla samozatrudnionego, oraz kto i jak powinien ten przychód opodatkować. Osoba samozatrudniona, która otrzymała benefit – czy z ZFŚS czy ze środków obrotowych – powinna przeanalizować, czy dane świadczenie generuje przychód i czy jest to przychód zwolniony z podatku.

Na przykład impreza otwarta, finansowana ze środków obrotowych, nie generuje przychodu dla pracownika, byłego pracownika, emerytów i rencistów oraz członków rodzin, więc i dla samozatrudnionych nie będzie przychodem. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w indywidualnej interpretacji z 27 czerwca 2014 r. (sygn.: IBPBII/1/415-271/14/MK) potwierdził, że impreza otwarta nie generuje przychodu po stronie samozatrudnionych. Przychód z nieodpłatnych świadczeń powstaje wyłącznie w sytuacji, w której jest możliwe zidentyfikowanie świadczenia i jego wartości pieniężnej oraz przyporządkowanie go do konkretnej osoby, a także istnieje możliwość stwierdzenia (według kryteriów obiektywnych), że ściśle określony podatnik rzeczywiście otrzymał przysporzenie majątkowe w postaci nieodpłatnego świadczenia. Impreza jubileuszowa Wnioskodawcy ma być imprezą otwartą, na którą może przyjść praktycznie każda osoba. Nieograniczony dostęp do różnego rodzaju atrakcji oraz poczęstunku w formie bufetu, a także brak możliwości dokładnego zliczenia osób, które będą uczestniczyć oraz miały uczestniczyć w imprezie, nie pozwala na dokładne zindywidualizowanie świadczenia przyznanego pracownikowi, innej osobie uczestniczącej w imprezie lub osobie, która miała uczestniczyć w imprezie.

Podatek dochodowy od benefitów dla B2B

Jeśli zatrudniony na B2B otrzyma kartę sportową, czyli imienne świadczenie, finansowane przez zleceniodawcę np. w kwocie 100 zł miesięcznie, uzyskuje w ten sposób przychód. Benefity dla samozatrudnionych finansowane z ZFŚS nie korzystają ze zwolnienia podatkowego do 1000 zł rocznie. Zwolnienie na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 PDOF przysługuje wyłącznie pracownikom pozostającym w stosunku pracy. Skoro więc dane świadczenie nie zostało zwolnione z podatku, samozatrudniony samodzielnie rozlicza przychód z otrzymanych benefitów. Musi doliczyć wartość przychodu, wynikającą ze świadczenia, do wartości przychodu z działalności. Opodatkuje ten przychód tak, jak opodatkuje samodzielnie przychód z faktur wystawianych za świadczone usługi.

Zwykle samozatrudniony musi samodzielnie ustalić wartość otrzymanego świadczenia, czyli ostateczną wartość samego przychodu. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca wręczył co miesiąc informację o przyznanych i sfinansowanych świadczeniach oraz ich wartości i w ten sposób uprościł samozatrudnionemu opodatkowanie przychodu z benefitu.

Poniżej przedstawione zostały 3 przykłady możliwych rozliczeń między firmą, a samozatrudnionym, który korzysta z karty sportowej. Dla uproszczenia zakładamy, że miesięczny koszt karty to 100 zł netto plus 8% VAT, w sumie 108 zł.

Przykład 1 – karta sportowa finansowana przez pracodawcę w całości

W sytuacji, gdy firma opłaca całkowity koszt karty sportowej dla osoby na B2B, samozatrudniony powinien znać pełną wartość świadczenia (108 PLN brutto) i policzyć ją jako przychód z prowadzonej działalności. Doliczenie do przychodu następuje w miesiącu otrzymania świadczenia i jest opodatkowane w kwocie brutto, przez dopisanie do podatkowej książki przychodów i rozchodów do kol. 8 – pozostałe przychody.

Przykład 2 – karta sportowa finansowana przez pracodawcę częściowo

W przypadku partycypacji w koszcie świadczenia, np. 60 PLN samozatrudniony – 40 PLN pracodawca refakturuje koszt ponoszony przez samozatrudnionego.

Różnica, czyli 40 PLN plus VAT, którą pokrywa firma, stanowi wartość nieodpłatnego świadczenia. Przychód ten dopisuje samozatrudniony w kol. 8  do książki przychodów i rozchodów co miesiąc, a podatek płaci od tego miesięcznie lub kwartalnie w zależności od wybranej formy opodatkowania. Na ten zapis w książce może on stworzyć DW – dowód wewnętrzny.

Przykład 3 – karta sportowa bez dofinansowania – opłacana w całości przez samozatrudnionego

Mimo argumentacji z początku niniejszego artykułu wiele firm pozostaje na stanowisku, że nie należy tworzyć i finansować pakietu świadczeń dla samozatrudnionych. Dlatego decydują się na przekazywanie benefitów, ale bez dodatkowego finansowania, czyli opłacanych w całości przez osoby na kontrakcie B2B, mając nadzieję, że w ten sposób w dalszym ciągu okazują swoją troskę i zainteresowanie. Rozliczenie takich świadczeń następuje na podstawie faktury za wykonaną pracę, której wartość zostaje podniesiona o koszt świadczenia.

Składki ZUS i inne samozatrudniony płaci z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej samodzielnie, do 10 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Otrzymanie karty sportowej nie ma wpływu na wysokość składki. Samozatrudniony płaci je od zadeklarowanej, określonej stałej podstawy co miesiąc, niezależnie od wysokości przychodu.

W obliczu obecnych trudności na rynku pracy warto zadbać o zatrudnionych, niezależnie od formalnej podstawy współpracy. Pakiet benefitów będzie najlepszym sposobem by docenić, wyróżnić i zadbać o wszystkich – zatrudnionych i samozatrudnionych – którzy działają na rzecz firmy.