O roli onboardingu w procesie motywacji pracowników

Onboarding, czyli przygotowane przez pracodawcę powitanie nowego pracownika w firmie, jest jednym z najważniejszych narzędzi, dzięki którym zyskujemy zaangażowanie i przychylność nowych pracowników. Dobrze przygotowany, a później prowadzony harmonogram pierwszych dni w nowej pracy, pozwala na zwiększenie motywacji pracowników i gwarantuje dobre wrażenie, które zostanie z jego uczestnikiem na długi czas. Niestety, w Polsce onboarding jest stosunkowo nowym zjawiskiem, przez co często traktowany jest po macoszemu, a wielu organizacjach w ogóle nie ma zastosowania.

Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz!

Psychologowie twierdzą, że opinia na temat nowej osoby kreuje się w naszej głowie w ciągu kilku pierwszych kilku minut kontaktu. Z powodzeniem można odnieść to do nowej pracy, tylko skala tej sytuacja jest zupełnie inna, a wrażenie na temat firmy kształtujemy w ciągu pierwszych 2-3 dni. Warto zwrócić uwagę, że w tym samym czasie pracownik narażony jest na wysoki poziom stresu, co także może wpłynąć negatywnie na jego ocenę nowego środowiska. Jak mówią badania – najwięcej decyzji o zmianie pracy ludzie podejmują właśnie podczas pierwszego tygodnia w nowym miejscu! Jeśli więc pierwsze wrażenie okaże się złe – pracownik nie wie co ma robić, nie czeka na niego biurko i sprzęt niezbędne do pracy, ludzie są opryskliwi, a szef nie ma dla niego czasu – cały nasz wysiłek włożony w rekrutację pójdzie na marne. Co zrobić, by uniknąć takich sytuacji w Twojej firmie? Poznaj przepis na idealny onboarding dla swoich nowych pracowników!

Zacznij przed rozpoczęciem!

Idealny onboarding powinien rozpocząć się jeszcze przed pierwszym dniem w biurze. Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego pracownik powinien czuć, że nie tylko on czeka na pracę, ale również praca czeka na niego. Warto zadbać, by nie musiał się dowiadywać się wszystkiego na własną rękę. Dobrym rozwiązaniem będzie mail wysłany na kilka dni przed rozpoczęciem pracy. Koniecznie należy zawrzeć w nim kontakt do osoby, do której w pierwszych krokach powinien skierować się nowy pracownik. A także informacje na temat daty i godziny rozpoczęcia pracy oraz mapkę – zarówno biura jak i najbliższej okolicy, ze wskazaniem parkingowych dla samochodów oraz rowerów oraz najbliższy sklep czy kantynę. Jeśli zwyczajowo każdy w firmie ma swój kubek do kawy, o tym także warto wspomnieć. Dla pracodawcy przygotowanie takich informacji to kilka minut pracy, pracownik zyska natomiast bardzo cenne wskazówki, które pomogą mu się odnaleźć. No i zdecydowanie taki mail powitalny będzie miłą niespodzianką.

Przygotuj stanowisko pracy i zadbaj o towarzystwo!

Czy możesz wyobrazić sobie gorsze rozpoczęcie pracy niż takie, kiedy nikt nie ma dla Ciebie czasu i nawet nie masz gdzie usiąść? Wydaje nam się to błahe, ale w wielu firmach taki właśnie jest standard przyjmowania nowych pracowników. Człowiek, który nie może odnaleźć się w nowej rzeczywistości od razu wyrabia sobie fatalne zdanie o firmie i właściwie myśli tylko o tym, by przetrwać do szesnastej.

Tym bardziej onboarding powinien skupiać się na sprawach organizacyjnych. Dobrze przygotowane stanowisko pracy, czas na poznanie członków zespołu oraz oprowadzenie po biurze i wskazanie ekspresu do kawy czy łazienki, to absolutne minimum. Dla starych stażem pracowników to oczywiste, ale wielokrotnie krążą po firmach żarty o tym, jak w pierwszych dniach nikt nie dotykał ekspresu obawiając się, że wleje wodę do zbiornika na ziarna…

Dobrym rozwiązaniem, coraz częściej stosowanym podczas programów wdrożeniowych jest wyznaczenie opiekuna, który towarzyszy nowemu pracownikowi w pierwszych dniach, będąc jednocześnie zwolnionym z innych obowiązków w tym czasie. Innym ciekawym zwyczajem jest zbieranie nowych pracowników w grupy i prowadzenie ich onboardingu wspólnie i w tym samym czasie. Znajomości nawiązane w pierwszych chwilach w nowej pracy często zmieniają się długoletnie przyjaźnie, nawet jeśli pracujemy w zupełnie innych zespołach!

Nie zarzucaj informacjami w pierwszych dniach!

Wielu szefów ma tendencje do wypełniania pierwszych dni pracy ogromną ilością szkoleń, z przytłaczającą wręcz ilością nowych informacji. Niestety, duży stres przekłada się na osłabienie zdolności do zapamiętywania, i może minąć nawet kilka tygodni nim zupełnie nowy produkt i branża czy zasady pracy zanim zostaną przyswojone. Rzeczywiście, pierwsze dni powinny być wypełnione wiedzą, ale przekazywaną w przystępny, a najlepiej niekonwencjonalny sposób. Coraz bardziej popularne są w programy wdrożeniowe budowane na zasadach gry lub grywalizacji. Pokolenia, które  wchodzącą teraz na rynek pracy docenią taki model dużo bardziej, niż klasyczne wykłady.

Warto przygotować także bazę wiedzy i dodatkowe materiały, do których nowy pracownik będzie mógł odnieść się w przyszłości. Oczywiście powinny znaleźć się wśród nich regulaminy czy podpowiedzi dotyczące zasad pracy, ale można dołączyć także materiały marketingowe, które ułatwią zapoznanie z produktem, prezentacje dotyczące historii firmy i struktury organizacyjnej, a także informator na temat programu benefitów, zawierający wskazówki jak z nich korzystać.

Przemyśl, co chcesz osiągnąć!

W zależności od profilu firmy różne aspekty mogą być ważne do podkreślenia podczas onboardingu. Jednak niezależnie od tego czym zajmuje się dana organizacja ważne jest, by onboarding był przemyślanym i dobrze przygotowanym procesem. Jeśli w Twojej firmie proces wdrożeniowy nie jest idealny lub nie ma go w ogóle, warto rozważyć wprowadzenie zmian! Może okazać się, że małym kosztem zmniejszysz rotację pracowników i przyczynisz się do budowania wizerunku marki dbającej o każdy detal – od samego początku!