Praca zdalna. Jak ogarnąć chaos?

Praca zdalna dla wielu osób była czymś o czym słyszano, ale nie praktykowano. Tylko kilka branż pozwalało swoim pracownikom regularnie lub w sposób ciągły pracować z domu. Nasz ekspert w dziedzinie pracy zdalnej Ewelina Podhorodecka, przygotowała obszerny zestaw wskazówek dotyczących pracy zdalnej w perspektywie długofalowej.

Organizacja pracy zdalnej

Przygotowując się do pracy zdalnej w pierwszej kolejności warto zadbać o miejsce, które będzie nam służyło do pracy.Wybierzmy takie, które w miarę możliwości będzie odizolowane od reszty domowników. Ważne, aby zapewniało nam możliwość skupienia się na zadaniach, które musimy wykonać w trakcie dnia pracy. Pozbywamy się zatem „przeszkadzaczy” tj. książek, pilota od telewizora, telefonu, jeżeli nie jest on nam niezbędny w pracy.

Praca zdalna wymaga zmiany podejścia zarówno u nas, jak i u naszych domowników. Dla osób z nami mieszkających, a zwłaszcza dzieci, ciężko jest zrozumieć, że ktoś może pracować, nie wychodząc do biura. Wytłumacz dzieciom, że pomimo tego, że jesteś w domu, to jednak pracujesz. Stwórz wspólnie z dziećmi domowy zegar, na którym zaznaczycie godziny, w których wypełniamy obowiązki oraz czas wspólny. Pamiętaj także, aby w trakcie godzin pracy nie wykonywać prac domowych. Staraj się nie przedłużać za to swojego czasu pracy. Jest to ważne ze względu na Twoje samopoczucie oraz ze względu na zasady, które ustaliliście wspólnie z domownikami.

Praca zdalna zgodna z harmonogramem

Przygotowując swój dzień warto zacząć od ustalenia godzin, w których pracujemy, oczywiście uwzględniając przerwy. Jeżeli posiadamy małe dzieci, to przerwy w pierwszej kolejności będziemy dopasowywać do ich potrzeb. Starajmy się pracować w takich godzinach, jakbyśmy pracowali z biura. Nie zmieniajmy zbyt mocno naszych dotychczasowych nawyków, dzięki temu będzie łatwiej wrócić do rzeczywistości biurowej.

Wypisz wszystkie zadania, jakie musisz zrealizować tego konkretnego dnia. Zweryfikuj czy wszystkie zadania, które znajdują się na liście, musisz wykonać właśnie tego konkretnego dnia. Być może część z nich możesz przełożyć na kolejny dzień. Ważne, żeby do planowania zadań podchodzić racjonalnie. Jeżeli będziemy próbowali wykonywać zbyt dużą ilość zadań, szybko pojawi się frustracja i demotywacja.

Ustalaj priorytety zadań, które masz do zrealizowania na ten dzień. Ważne jest, aby zadania, które wymagają większego skupienia i zaangażowania, wykonywać w pierwszej części dnia. Wtedy, kiedy nie jesteśmy już przemęczeni, a nasze dzieci są w stanie zająć się same sobą i nam nie przeszkadzać. Istotne jest, aby nie ustalać zbyt wielu priorytetowych zadań. Wybierzmy np. 3 najważniejsze i po ich wykonaniu, kolejne 3. W ten sposób urealnimy nasz plan dnia i nie będziemy zmuszeni do zbyt wielu zmian. 

Planuj prosto i efektywnie

Po przygotowaniu planu dnia, przygotujmy rzeczy, które będą nam potrzebne do realizacji zadań. Dzięki temu nie będziemy odrywać się od wykonywanego właśnie zadania, aby znaleźć długopis czy notes, a nasz praca stanie się bardziej efektywna, co pozwoli nam skończyć ją o ustalonej godzinie. 

Ważne jest, aby nie wprowadzać zbyt wielu modyfikacji do planu dnia. Nie ustalajmy też takiego planu długoterminowo. Zdecydowanie łatwiej będzie nam panować nad nim, jeżeli stworzymy go na maksymalnie 2-3 dni. Im więcej dni zaplanowanych zostanie w naszym planie, tym większe prawdopodobieństwo, że tego planu nie zrealizujemy, z powodu zbyt dużej ilości modyfikacji.  

Motywacja podczas pracy zdalnej

Praca zdalna nie jest łatwym sposobem na wykonywanie naszych obowiązków zawodowych. Wymaga od nas zdecydowanie lepszej samoorganizacji, zaangażowania, a tym samym motywacji i pozytywnego nastawienia. Bez tego nie będziemy w stanie dobrze wykonywać naszych obowiązków. Sama praca zdalna niesie za sobą sporo zagrożeń, a jednym z nich jest szybki proces wypalenia zawodowego. W momencie, kiedy zaczynamy pracować zdalnie, wówczas zachłystujemy się „wolnością”. Nie musimy o 6 rano zrywać się z łóżka, możemy popracować, kiedy nam się chce. Ta wolność jest złudna, ponieważ kiedy pracujemy z domu, to pracujemy zdecydowanie więcej. Na początku popadamy w taki rodzaj stanu, który nazywam „zdalny pracoholizm”. Pracujemy więcej, dłużej i szybciej się przez to wypalamy. W związku z tym wpadamy w drugi stan, który nazywam „zdalnym lenistwem”. Jest on następstwem tego pierwszego, ponieważ nie czujemy umiaru w pracy i nie mamy tego bodźca, którym jest wyjście z biura.

Zostosuj Dress Code

Pracując zdalnie często zapominamy o jednym ważnym aspekcie, że mimo iż pracujemy z domu, to wciąż jesteśmy w pracy. W takiej sytuacji zdecydowanie mniej uwagi poświęcamy na strój, w którym pracujemy. Z doświadczenia wiem, że wiele osób często zaczyna pracę w piżamie i szlafroku lub w mało estetycznym dresie. Oczywiście nikt nie oczekuje, że pracując w domu, będziemy chodzić w garniturze czy garsonce. Jednak musimy pamiętać o tym, że strój powinien być schludny i czysty, a z drugiej strony powinien nam pozwalać na odbycie wideokonferencji bez uczucia dyskomfortu. Nigdy nie wiemy, kiedy ktoś będzie chciał z nami porozmawiać za pomocą połączenia wideo. Nie przejdzie również strój, który nazywam „profesjonalny od pasa w górę”. Ważne jest, aby dbać o strój całościowo. Nigdy nie wiemy, kiedy podczas wideokonferencji ktoś poprosi nas o coś, co będzie wymagało wstania od komputera. Poza tym strój, a raczej jego zmiana z bardziej „biznesowego” na bardziej „domowy”, pozwoli nam na oddzielenie czasu pracy od życia prywatnego. Domowy dress code wpływa na naszą motywację, ale również pewność, że żadna nagła wideokonferencja nas nie zaskoczy. 

Utrzymuj kontakt z zespołem

W sytuacji, kiedy jesteśmy przyzwyczajeni do pracy w biurze, to jest to jeden z najważniejszych aspektów, które pozwalają nam na zachowanie motywacji, podczas długoterminowej pracy zdalnej. To część naszej pracy, której brakuje nam najbardziej. W przypadku komunikacji w zespole zdalnym łatwo jest popadać ze skrajności w skrajność podobnie, jak w przypadku wykonywania zadań podczas HO. W tej sytuacji mówimy z jednej strony o nadmiernej ilości spotkań w postaci wideokonferencji, co utrudnia nam realizację zadań, a z drugiej strony nasza komunikacja ogranicza się do wysyłania maili lub wiadomości na czacie. Ani jedno ani drugie nie jest dobre i  zamiast ułatwiać pracę i motywację, utrudnia ją. Dlatego ważne jest, aby znaleźć złoty środek. To, co na pewno pomoże, to spotkania, które nie trwają dłużej niż godzinę. Omówmy w sposób zwięzły, ale klarowny, to co się dzieje i co jest w planach do zrobienia. Poświęćmy chociaż 10 minut na rozmowę o tym co dzieje się w naszym życiu prywatnie. Jeżeli tematów zawodowych do omówienia jest dużo, zróbmy „zdalną integrację” po pracy. Emocje w sytuacji zakazów i izolacji są kluczowe, dlatego dbajmy o dobry nastrój, ale również o utrzymywanie więzi z zespołem. 

Dbaj o Work Life Balance

Bardzo duże znaczenie w motywacji podczas pracy zdalnej, zwłaszcza w dzisiejszej rzeczywistości, kiedy wiele z naszych aktywności po pracy jest zakazanych, jest zachowanie balansu między pracą a życiem zawodowym. Z punktu widzenia motywacji bardzo istotne jest, aby nauczyć się oddzielać życie prywatne od zawodowego. W związku z tym pilnujmy godzin pracy oraz przerw. Starajmy się nie wciągać w „pracę po pracy”, aby zachować również życie prywatne. Ważne jest, aby w ciągu dnia znaleźć czas nie tylko dla najbliższych, ale również dla siebie, o czym bardzo często zapominamy. Przestajemy być ważni sami dla siebie, a to mocno obniża nasze poczucie własnej wartości, w efekcie czego tracimy chęci do działania. Niech to będzie 10 minut z maseczką na twarzy, z książką czy muzyką.